Как посчитать окупаемость автоматизации

Самая частая причина, по которой автоматизация не отбивается, — её не считали заранее. «Давайте внедрим нейросеть» — это желание, а не расчёт. Вопрос не в том, модная ли технология, а сколько сейчас стоит текущий процесс и за сколько месяцев внедрение себя окупит.

Формула простая и укладывается в три шага.

Шаг 1. Сколько процесс стоит сейчас

Потери на рутине в месяц = сотрудники, занятые рутиной × часы рутины в неделю на человека × 4,3 (среднее число недель в месяце) × стоимость часа сотрудника.

Чтобы получить честную цифру, а не прикидку на глаз, попросите сотрудников неделю вести учёт рутинных задач по часам — цифры обычно удивляют в большую сторону.

Шаг 2. Реалистичная экономия

Автоматизация редко убирает рутину на 100% — всегда остаются спорные случаи, которые нужно проверять человеку. Реалистичный ориентир — 20–40% от текущих потерь, а не «всё сразу». Если подрядчик обещает кратное снижение затрат без нюансов, это повод спросить, на чём основана цифра.

Шаг 3. Срок окупаемости

Срок окупаемости = стоимость внедрения ÷ экономию в месяц.

Наш ориентир — окупаемость до полугода. Если по расчёту выходит дольше, часто разумнее сначала упростить процесс руками, без автоматизации, и вернуться к вопросу позже.

Пример расчёта

Три сотрудника тратят по 6 часов в неделю на рутину, час стоит 800 ₽.

Потери в месяц: 3 × 6 × 4,3 × 800 ₽ ≈ 61 920 ₽. Экономия при автоматизации (20–40%): 12 400–24 800 ₽ в месяц. Если внедрение стоит 150 000 ₽: срок окупаемости — 6–12 месяцев в зависимости от того, к какому краю диапазона экономии вы окажетесь ближе.

Что эта модель не учитывает

Она не учитывает качество исходных данных (если в учёте хаос, точная окупаемость появится только после аудита), не учитывает выручку, которую вы недополучаете из-за медленных ответов клиентам (это отдельная, часто более крупная статья), и не заменяет разбор именно ваших процессов — это ориентировочная модель, а не финансовое заключение.

Посчитайте свои цифры

Не нужно считать в столбик — весь расчёт уже есть в калькуляторе потерь: вводите свои цифры, получаете потери в месяц, год и бюджет, который окупится за полгода. Расчёт идёт в браузере, данные никуда не отправляются.

Если хотите точный расчёт именно по вашим процессам, а не по усреднённой модели — опишите задачу в Telegram, разберём бесплатно на брифе.